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La fonction reception

jeudi 1er mars 2012

LA FONCTION RECEPTION

Lorsqu’elle produit, l’entreprise émet des besoins en matières premières et/ou en produits et services. Elle doit donc s’approvisionner auprès de ses fournisseurs ou auprès de ses services internes en passant des commandes. Ces derniers livrent, dans les délais négociés, la marchandise désirée.

Le service réception de l’entreprise s’organise alors pour gérer les entrées :
il doit constater la conformité quantitative et qualitative des produits commandés
suite aux constats, il doit accepter ou refuser la marchandise

Cette activité doit être prise très au sérieux pour plusieurs raisons :
si les marchandises livrées et les services de livraison ne sont pas précisément conformes aux besoins, elles perturbent le bon fonctionnement des services utilisateurs.
une marchandises non-conforme peut également représenter des dangers pour les consommateurs .
à terme, ces non-conformités entraînent le mécontentement du client (perte de CA). Cela nuit donc à la bonne image de l’entreprise si difficile à acquérir : la fonction réception participe donc activement à la charte de qualité.

Enfin, la fonction réception représente l’aboutissement de 2 contrats commerciaux qui sont :-
Le contrat de vente :

C’est le contrat qui lie le fournisseur et l’entreprise matérialisé par le bon de commande.

Pour le vendeur :
Le vendeur a deux obligations principales : il doit livrer la marchandise conforme au bon de commande, et garantir les délais fixés.

Pour l’acheteur :
Sa principale obligation est de prendre les marchandises qu’il a commandées et de les payer au prix et dans le délai fixé.
Le contrat de transport :

C’est le contrat qui lie le fournisseur, le destinataire et le transporteur. Celui-ci est matérialisé par le récépissé ou la lettre de voiture.
Tout comme le contrat de vente chaque partie a des obligations.

Pour l’expéditeur :
L’expéditeur est tenu de délivrer la marchandise au transporteur, et de payer la prestation si nécessaire. En outre il est tenu de fournir l’ensemble des documents utiles à l’exécution du contrat (nombre de colis, poids, nature des marchandises, coordonnées du destinataire, heure de livraison).

Pour le transporteur :
Le transporteur a une obligation de résultat, c’est à dire livrer en l’état et dans les délais fixés.

Pour le destinataire :
Le destinataire est tenu d’accepter les marchandises et de les prendre en charge, sans dépasser les délais fixés par la loi.

Qu’est-ce que recevoir ?

Dans l’entreprise , le service réception est chargé de recevoir et accepter ce qui est livré, le déclarer recevable, et le prendre en charge.

Cette obligation de caractère juridique est conditionnée par le résultat d’un contrôle de deux aspects :
Le contrôle primaire
Le contrôle secondaire

Ces deux contrôles englobent le contrôle quantitatif et qualitatif.

- Le contrôle primaire

Avant que le réceptionnaire ne procède au déchargement de la marchandise, et afin d’éviter les erreurs de destination, le réceptionnaire doit identifier les colis grâce à l’étiquette d’origine « expéditeur-destinataire » qui figure sur la marchandise reçue : C’est-à-dire vérifier que les colis lui soit bien destinés.

Après cette vérification, le chauffeur est tenu de lui présenter au réceptionnaire les documents suivants :
-  Le titre de transport (lettre de voiture)
-  Le(s) bon(s) de livraison qui se situe le plus souvent sur la marchandise.

Avec des documents, le réceptionnaire doit vérifier que le numéro de la commande livrée est présent sur le bon de livraison, et/ou sur le récépissé de transport, et que ce même numéro de commande soit encore en attente de réception (pour éviter les livraisons en double, les livraisons partielles).Cette vérification se fait à l’aide d’un listing des arrivages prévus.

Une fois ces opérations réglées, le déchargement doit être effectué dans un délai raisonnable. Le chauffeur doit mettre son camion en état d’être déchargé (débachage, ouverture du haillon …).

Qui doit décharger ?

Pour les envois inférieurs ou égaux à 3 tonnes, le chauffeur est tenu d’effectuer le déchargement des marchandises.
Pour un chargement supérieur à 3 tonnes, c’est le réceptionnaire qui doit décharger les colis et les palettes.

C’est après le déchargement que doit s’effectuer la première vérification des produits. Il s’agit des contrôles liés à la réception primaire, afin de vérifier que le transporteur a exécuter son contrat correctement.

- Ces deux contrôles concernent :

1) La vérification du nombre d’unités livrées (contrôle quantitatif) :

Ä Il est important de vérifier la concordance entre la quantité annoncée sur le bon de livraison et/ou sur le récépissé de transport, et la quantité réellement livrée.

2) La vérification de l’état apparent des marchandises (contrôle d’aspect) :

Quelque soit la nature de l’emballage du produits (palette, carton, caisse plastique, …), le réceptionnaire doit toujours faire un constat de l’état apparent des contenants ; ceci afin déceler un éventuel colis en avarie (colis abîmé, mouillé, …)

Ces deux vérifications sont très importantes car c’est à partir de ces contrôles que l’on va émettre ou non des réserves sur le document de transport.

- 

A l’issue de ces deux contrôles, trois cas peuvent se poser :

1èr cas : Aucunes anomalies constatées lors des deux contrôles
Ä Le réceptionnaire doit remplir le récépissé de transport et/ou le bon de livraison avec les indications suivantes :
- le nombre de colis reçus
- le nom du réceptionnaire et sa signature
– l’heure de la prise en charge du véhicule de livraison
– la date de réception
– l’apposition du cachet commercial de l’entreprise.

A l’issue de cette opération, le transporteur reprends son exemplaire, et le réceptionnaire conserve l’exemplaire client

- 2ème cas : Une ou plusieurs anomalies ont été constatées.
Ä Le réceptionnaire doit formuler des réserves sur le récépissé de transport.

Qu’est-ce qu’une réserve, et comment la formule t-on ?

Une réserve consiste à inscrire sur les documents l’ensemble des défauts constatés lors de la réception.

La formulation des réserves ne doit pas se limiter à l’aspect extérieur des colis, mais elle doit impérativement faire porter les constatations sur les marchandises contenues et détériorées.
En cas de perte, il convient de préciser le nombre de colis ou les quantités de produits manquants.

M Attention, les réserves doivent être :
-  Ecrites
-  Précises
-  Significatives
-  Complètes
-  Datées
-  Justifiées
-  Confirmées par lettre recommandée au transporteur/livreur dans les 3 jours en vertu de l’application de l’article ART. L. 133-3 du code concerné.

Contenu de l’article L. 133-3 :

Cet article concerne la forclusion (perte du bénéfice d’un droit non exercé, dans un délai déterminé).

Texte :
La réception des objets transportés éteint toute action contre le voiturier pour avarie ou perte partielle si dans les trois jours, non compris les jours fériés, qui suivent celui de cette réception, le destinataire n’a pas notifié au voiturier, par acte extra-judiciaire ou par lettre recommandée, sa protestation motivée.
Si dans le délai ci-dessus prévu, il est formé une demande d’expertise, cette demande vaut protestation sans qu’il soit nécessaire de procéder comme il est dit au premier alinéa.

- 3ème cas :
Le problème constaté est très important (livraison non conforme en totalité ou presque, articles à peu près tous abîmés) ou livraison ne nous étant pas destinée (contrôle de l’origine de la livraison).
Ä Le réceptionnaire doit refuser les marchandises, et reporter sur le récépissé de transport les informations suivantes :
- les mêmes informations que pour les cas sans avarie
- le motif précis concernant le refus d’acceptation de la marchandise.

- Remarques :

En pratique, dans de nombreux cas, surtout lorsqu’il s’agit de marchandises peu fragiles (vêtements, livres etc…), le magasinier se contente de vérifier le bon état extérieur des colis et, parfois, de contrôler au hasard le contenu de certains colis (contrôle par échantillonnage), ce qui peut poser des problèmes de preuve dans le cas où une réclamation ultérieure (articles manquants ou abîmés, etc…) s’avère nécessaire.
Il est en effet difficile d’établir avec certitude que les disparitions ou les dégâts ne sont pas survenus chez le client, après livraison.

Lorsqu’ils se contentent de contrôler le bon état extérieur des colis, beaucoup de réceptionnaire inscrivent sur le bon de réception la mention « Sous réserve de déballage ». Cette mention n’a AUCUNE VALEUR JURIDIQUE et ne pourra servir à rien en cas de litige ultérieur devant les tribunaux. Il est heureux que la plupart des litiges de ce type s’arrangent à l’amiable entre fournisseurs et clients.

- Le contrôle secondaire ou reconnaissance

Une fois la phase réception primaire effectuée, et que la marchandise a été acceptée et déclarée recevable, la phase reconnaissance peut commencer. A ce moment là le chauffeur livreur a quitté l’entreprise.

Cette phase comporte deux contrôles :

1) Le contrôle quantitatif :

Pour effectuer ce contrôle, le réceptionnaire a besoin du bon de livraison, et du double du bon de commande. Il va devoir faire la comparaison des deux documents, et compter un par un les articles livrés.

- Il peut y avoir plusieurs types de comptage en fonction de la nature des produits livrés :

-  Pour les colis ou les palettes :
Un comptage visuel suffit pour valider la réception. Il ne faut pas hésiter à ouvrir les cartons pour compter les produits à l’interieur.

-  Pour les livraisons en vrac : (boulons, vis, bobines de tôle, …)
Le seul moyen de comptage possible a comme unité le poids, et il est effectué par une balance compteuse. Il suffit pour cela de faire une tare et de peser l’ensemble de la livraison.
M Attention : Le matériel de pesée doit être entretenu et vérifié périodiquement par le service publique des poids et mesures.
Seules les indications de pesées issues de peseuses à imprimantes intégrées sont juridiquement valables.

-  Pour les livraisons de barres de métaux :
Si leur unité de vente est le poids, il faut utiliser la balance. Mais si leur unité de vente est le mètre linéaire, il faut utiliser un mètre ou un décamètre.

2) Le contrôle qualitatif :

Ce contrôle se fait généralement en même temps que le contrôle quantitatif et la reconnaissance. Cette opération à pour but la vérification de la conformité, et l’aspect des produits (bon produit, bonne couleur, bonne référence sur les spécificités techniques).
L’aspect technique est géré par la fonction qualité dans les magasins industriels.

- Conséquence d’une qualité défectueuse :
-  Arrêt de fabrication
-  Retard de production
-  Assemblage de produits non conformes

A l’issue de ces deux contrôles secondaires, deux cas peuvent se poser :

1er cas : Aucune anomalie n’est constatée au niveau quantitatif et qualitatif.
Ä Le réceptionnaire valide la réception, et transmet les produits au magasin en vue du stockage.

- 2ème cas : Une anomalie est constatée sur l’aspect quantitatif et/ou qualitatif.

a) Le réceptionnaire va établir un PV de réception reconnaissance qui va détailler toutes les anomalies constatées. Ce document sera remis au service achat de l’entreprise.

b) Le service achat envoie au fournisseur une lettre de réclamation pour articles défectueux lorsque les articles reçus présentent des défauts qui les rendent inutilisables ou diminuent leur valeur ; pour articles non conformes lorsque les articles reçus ne correspondent pas aux articles commandés.

Elle peut proposer trois solutions :
- D’échanger les marchandises aux frais du vendeur
- De rembourser les marchandises (annulation de l’achat)
- De conserver les marchandises sous condition de réduction de prix.

- Travaux obligatoires suivant la réception

Le classement des documents :

Le classement et la conservation des documents relatifs à la livraison est nécessaire, pour d’une part garder une trace de la livraison, et d’autre part pour une recherche simplifiée en cas de réclamation ou de problème ultérieur.

Par contre, il n’existe pas de classement imposé. Celui-ci est différent selon les entreprises, il arrive même que tous les documents soient remontés au service achat qui gère lui-même ce classement.

La logique veut tout de même que le bon de transport soit agrafé au bon de livraison, et qu’ils soient déposés dans un classeur correspondant au fournisseur d’où provient cette livraison.

Le suivi des articles non conformes :

Les marchandises seront sorties du magasin, tenues à la disposition du fournisseur, et replacées dans une zone appelée :
-  Zone litige
-  Zone retours


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Directeur de publication : Emmanuel Uteza